日報のデータベース化で 生産性ある営業活動へ

従来の、手書きやメールによる営業日報を管理していると、以下のような問題が起こっていました。

～営業日報を手書きしている、あるオフィスでの会話～

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上司：「Ｃ君。“Ａ社から、商品Ｂの売れ行きが悪く不良在庫になり、一部返品したいとの依頼あり”と営業日報に書いてあったが、一体どうなっているんだ？商品Ｂは、他のお客様からはそんなクレームは来ていないのだが。」
部下Ｃ：「３週間ほど前に、Ａ社では商品Ｂの売れ行きが悪いと報告したんですが…。」img33
上司：「３週間前の営業日報を探すのは面倒だ。君が保存している日報を見せてくれないか。」
部下Ｃ：「あいにく、コピーは持ち合わせていません。」
上司：「持っていないのか。営業日報はちゃんとコピーして、手元においておかないと。」
部下Ｃ：「キャンペーン商品の販促、売上報告などに時間をとられてしまって、コピーして保管する余裕がなかったんです。」
上司：「仕方ない、ファイルした日報を探すか…。」
部下Ｃ独り言：「これからは、ワードかエクセルに日報の内容を保存しておこうかな。でも営業日報を手書きして、それをパソコンに入力するなんて手間がかかるなぁ…。」
上司：「うーん、営業日報のファイルは日付順で綴じてあるから、この中からＡ社の日報を探し出すのは大変だな。（ようやく見つけて）あった、あった。しかしＣ君、そのような記載はないようだが？」
部下Ｃ：「その日報の日付はいつになっていますか？」
上司：「７月16日だよ。」
部下Ｃ：「確か、18日の日報だったと思うのですが…。」
上司：「もういい。要するに、Ａ社では商品Ｂが売れていないのだね。
それで、何か対策はしたのか？」
部下Ｃ：「はい、棚の位置を変更することと、販促のポップを作成することを
お願いしておきました。」
上司：「その後、それが実行されているか調査したか？」
部下Ｃ：「すみません、確認するのをうっかり忘れていました。」
上司：「対策を指示したことは、営業日報で報告したのか？」
部下Ｃ：「簡単に書いておいたはずですが…。」
上司：「（18日の日報を見つけて）“対策の指示をした”とあるが、それだけじゃわからないな。もっと具体的に書かなければ。」
部下Ｃ：「すみません。」
上司：「しょうがないな、なんとか売ってもらうよう、Ａ社にお願いしてみるから…。」

営業日報は、商品の売れ行きやクレームなど、貴重な情報を含んでいます。
けれど、どんなに貴重な情報でも、活用できなければ意味がありません。
手書き英豪日報やメール日報には次のような弱点があるため、せっかく情報を持っていても
問題が表面化するまで気づかず、対策が遅れることも多いのです。

手書き営業日報の問題点

メール営業日報の問題点

一方、営業日報をパソコンに入力して、データベース化して管理すれば
以下のような利点があるので、営業で得た貴重な情報を最大限活かすことができます。
的確な分析の結果、商品・サービスの問題点やヒントを読み取りやすくなり、
問題の発生を予防したり、具体的な対策を打つなど、効果的な営業活動を行えるようになります。

営業支援ソフト導入のメリット

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